Level9 RMS

Ein ERP System benötigen, das richtige System finden und dieses implementieren (lassen) – Teil 3

Case Study zur Odoo Einführung innerhalb von 20 Arbeitstagen bei einem international agierenden Unternehmen

durch Automatisierung Zeit und Geld einsparen

In den ersten beiden Teilen dieser Reihe ging es um grundsätzliche Themen. Jetzt wird es konkret. Wir zeigen an einem Fallbeispiel, dass eine ERP Einführung – hier im speziellen die Einführung von Odoo – innerhalb kurzer Zeit funktioniert, wenn der Odoo Workflow eingehalten wird und alle Seiten die jeweiligen Aufgaben termingerecht liefern.

Der Kunde

Das Unternehmen wurde 1991 in Kiel gegründet. Das Kerngeschäft liegt im Handel mit Baby- und Kleinkindzubehör. Vor 7 Jahren wurde ein Standort in Istanbul eröffnet. Dieser Standort ist für die Ware, die in Kiel zentral beschafft und dann nach Istanbul verschifft wird, exklusiver Distributor für 5 Hersteller von Baby- und Kleinkindzubehör für die gesamte Türkei. Insgesamt wird mit ca. 6.000 Artikeln gehandelt und es werden ca. 20 Händler bedient. Der Vertrieb der Waren findet hauptsächlich über einen B2C und B2B Shop statt. Des Weiteren werden ein Showroom sowie ein Download-Portal für Händler betrieben.

Die Anforderung

Die gesamten Beschaffungs-, Ein- und Auslagerungs- sowie Verkaufsvorgänge – inkl. der Artikelanlage in Shopware und der Rechnungsstellung in Microsoft Word – wurden bisher am Standort in Istanbul in manueller Arbeit erledigt. Eine detaillierte Bestandspflege existierte nicht.

Abbildung 1: manueller Workflow des Unternehmens

Dieser Ablauf war nicht nur sehr zeitaufwendig und kostenintensiv, sondern auch aufgrund der Arbeit in verschiedenen Systemen (Microsoft Word, Shopware, Mailprogramme, etc.) fehleranfällig und intransparent. Der Gesamtprozess sollte deutlich kosten- und zeitsparender sowie transparenter gestaltet werden.

Die Aufgabenstellung

  • Einführung eines mehrsprachigen und zentralen Steuerungssystems
  • Automatische Produkt- und Bestandsverwaltung
  • Automatische Rechnungsstellung mit Buchung der nach türkischem Standard vorgegebenen Buchhaltungskonten
  • Schnittstelle zum Shopsystem Shopware, inkl. Artikelanlage, Bestands- und Preisupdates sowie Bestellimport in Odoo
  • Berücksichtigung der Rechnungsstellung nach türkischem Standard
  • Automatische Bestandsverwaltung von lieferantenlagernden Produkten
  • Detaillierte Rechtevergabe
  • Online Schulung mit türkischen Mitarbeitern
  • Servicevertrag mit kurzen Reaktionszeiten
  • Flexibilität und Erweiterbarkeit des Systems, da folgende Aspekte in weiteren Schritten umgesetzt werden sollen:
    • Multicompany Verwaltung
    • Einführung eines Reklamationsmanagement für Kunden und Lieferanten

Unsere Lösung

Um die Anforderungen umsetzen zu können, wurde eine Odoo Community Version auf einem Managed Shared Server in der Serverumgebung von Level9 aufgesetzt. Neben den Standardmodulen Verkauf, Beschaffung, Lagerverwaltung und Buchhaltung wurde auch der durch Level9 entwickelte Shopware Connector installiert. Die Prozesse des Kunden sind zu einem Großteil der Odoo Prozesse gleich, sodass keine Workflow Anpassungen notwendig waren. Lediglich die Belegvorlagen mussten entsprechend der Kundenvorgabe angepasst werden. Da die Rechnungslegung in der Türkei auf einem fortlaufend nummerierten Block zu erfolgen hat und der Druck dieses Blocks bislang auf einem Nadeldrucker erfolgte, lag hierin bzw. im Ausdruck der erstellten Rechnung der Schwerpunkt der Umsetzung. In Odoo werden Rechnungen zum Ausdruck als PDF Datei (Grafikdatei) bereitgestellt. Ein Nadeldrucker kann Grafikdateien nur schwer bzw. gar nicht verarbeiten. Dementsprechend schlecht und unleserlich wurden die Test-Rechnungen erstellt. Um die Rechnungen weiterhin dem türkischen Standard entsprechend umsetzen zu können, wurde der Kunde vom Nadeldrucker auf einen Laserdrucker umgestellt.
Weiter wurde die Buchhaltung dem türkischen Standard entsprechend konfiguriert. Außerdem wurde die Lagerverwaltung für mehrere Lager eingerichtet und eine Unterscheidung zwischen internen und externen Lagerorten eingerichtet, sodass eine Verwaltung von lieferantenlagernden Beständen möglich ist.

Als Ergebnis hat der Kunde nun den Großteil seiner Vorgänge automatisiert:

Abbildung 2: großteilig automatisierter Workflow des Unternehmens

Da durch die Automatisierung die jeweiligen Mitarbeiter nur noch einen kleinen Teil des Gesamtprozesses manuell erledigen, wird eine große Zeit- und damit auch Kostenersparnis realisiert, sowie die Fehlerquote auf ein Minimum reduziert.
Die Verwaltung der Rechte erfolgt über die Zuordnung von Mitarbeitern in gewisse Rechtegruppen, sodass bei Änderungen an den Gruppenrechten alle entsprechenden Mitarbeiter die gleiche Änderung erhalten. Jede Änderung eines jeden Mitarbeiters im System wird über ein internes Log gespeichert, sodass eine detaillierte Historie entstehen kann. Die Abläufe sind somit nachvollziehbar und transparent.
Die gesamte Einführung - inkl. Planung, Vorbereitungen, Umsetzung von Anforderungen und User-Schulungen - wurde in 20 Personentagen durchgeführt.

Der Kundennutzen

  • Standortunabhängiges System, da webbasiert weltweit verfügbar
  • Zusammenführung aller Daten in einem zentralen System
  • Zeit- und Kostenersparnis sowie Reduzierung der Fehlerquote durch Automatisierung stärkt die Wettbewerbsposition sowie die Kundenzufriedenheit
  • Flexibilität und Erweiterungsfähigkeit für weitere Planung

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