Odoo Enterprise
Resource Planning

Case-Studies, Branchenwissen und Praxisberichte.

Level9 RMS

Kundendienst und Abrechnung unter Zuhilfenahme des Odoo Helpdesk und des Odoo Projektmanagement

Odoo Helpdesk unter zu Hilfenahme des Projektmanagement und Abrechnung

Einrichtung des Odoo Helpdesk

Wenn Sie ein überregionales Geschäft betreiben, bei welchem Sie Servicedienstleistungen oder Produkte anbieten oder aber auch allgemein Ihre Kommunikation mit Interessenten und Kunden zentralisieren, sowie nachfolgende Prozesse standardisieren wollen, brauchen Sie mit dem Einsatz von Odoo nicht auf Dritt-Software wie z.B. Zendesk, weclap o.ä. zurück greifen. Im Gegenteil: Durch den integrativen Ansatz unterstützt Odoo Sie dabei mit den Erweiterungen: Helpdesk, Projekt, Stundenzettel und Verkauf. Mit der nachfolgenden Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der Erfassung von aufgewendeten Zeiten eine unkomplizierte und nachvollziehbare Rechnungstellung durchführen.

Die Einrichtung des Helpdesk benötigt nicht viel Aufwand und kann ohne Programmierkenntnisse durchgeführt werden. Stellen Sie zunächst sicher, das unter Projekt > Konfiguration > Einstellungen die Funktion Zeiterfassung aktiviert ist.

Konfiguration odoo Helpdesk

Im Projekt-Dashboard erstellen Sie dann ein Projekt z.B. mit Namen „Kundendienst“ und lassen das künftige Tracking von Zeitnachweisen zu.

Odoo Projekt erstellen und Zeitnachweise erlauben

Im nächsten Schritt richten Sie Ihr internes Team für den Kundendienst ein. Wählen Sie hierfür einzelne oder mehrere Mitglieder Ihres Teams aus. Helpdesk Konfiguration Helpdesk-Teams. Aktivieren Sie auf dem Formular den Haken zur Zeiterfassung (Stundenzettel auf dem Ticket). Um ein Formular für die Webseite auszugeben haken Sie „Website Formular“ an und „veröffentlichen“ dieses.

Odoo Konfiguration Helpdesk Team

Um den neuen Kundendienst-Service zu starten, stellen Sie sicher das „Produkte in verschiedenen Mengeneinheiten einkaufen/verkaufen“ aktiviert ist. Sie finden diese Einstellung unter Verkauf > Konfiguration > Einstellungen.

Odoo Mengeneinheiten für Produkte festlegen

Anlage und Konfiguration eines Serviceproduktes für den Kundendienst in Odoo

Wechseln Sie Sie im Anschluss zu Produkte und erstellen einen neuen Artikel (= Produkt). Achten Sie hierbei darauf, dass die Produktart eine Dienstleistung ist. Im Vergleich zu einen einlagerbarem Produkt muss dieser „Artikel“ zum Beispiel keinen Bestand haben. Legen Sie Ihren Verkaufspreis und Einkaufspreis (z.B. Selbstkosten) fest und stellen die Basis Mengeneinheit ein (hier Stunden).

Odoo Produkt Support Dienstleistungen

Wählen Sie in Ihrem Serviceprodukt den Reiter „Verkauf“ und setzen sie dort den Haken auf „Stundenzettel für Aufgabe“, sowie „Aufgaben in einem existierenden Projekt erstellen“. Unter Projekt müssen Sie nun noch das vorab anlegte Projekt „Kundendienst“ auswählen um später sämtliche Aufwände zentral im Projekt festhalten zu können.

Odoo Artikelanlage und Konfiguration

Wechseln Sie zur App Website und klicken auf „gehe zur Website“. Hier finden Sie unter „Submit Ticket“ ein Formular für Ihre Kunden, welches dem Kundendienst Team und dem Projekt zugeordnet ist. Im Helpdesk-Modul können Sie nun manuell Tickets anlegen oder Tickets bearbeiten, welche über das Webformular erstellt wurden.

Odoo Website Kundendienstformular
Odoo Support Tickets im Backend

Legen Sie einen Auftrag im Verkausmodul von Odoo an

Im Verkaufsmodul legen Sie nun einen neuen Auftrag an. Wählen Sie hierfür den Kunden aus dem Ticket, welches Sie bearbeiten wollen. Wählen als Produkt den „Kundendienst“ und legen die Anzahl der Stunden fest, welche Sie planen später zu berechnen. Dann bestätigen die diesen Verkaufsauftrag. Dieser Auftrag erhält nun eine Auftragsnummer (im Beispiel: SO022).

Odoo Auftragsanlage Ticket Kundendienst

Dem Kunden können Sie nun eine Auftragsbestätigung per Mail aus Odoo heraus senden. Dies ist aber nicht zwingend nötig. Der Kunde kann diesen Auftrag auch in seinem persönlichen Bereich auf Ihrer Webseite einsehen.

Odoo Auftragsausgabe im Kundenaccount

Verknüpfen Sie den Auftrag mit dem Ticket in Odoo

Wenn Sie nun auf das Ticket im Helpdesk zugreifen, können Sie die durch den Auftrag automatisch angelegte Aufgabe mit dem Ticket verknüpfen. Siehe: Aufgabe SO022:[KD] Kundendienst.

Odoo Verknüpfung Aufgabe mit Ticket

Mit Erledigung des Tickets buchen Sie oder die Kollegen die aufgewendete Zeit unter dem Reiter „Zeiterfassung“. Die auf dem Ticket erfassten Stunden werden auch automatisch in der Aufgabe des Projektes ausgegeben.

Odoo Zeittracking im Supportticket
Odoo Zeittracking Ausgabe im Projekt

Erstellen Sie in Odoo eine Rechnung auf Basis der erfassten Zeiten im Kundendienst-Ticket

Um dem Kunden die geleistete Arbeit in Rechnung zu stellen, wählen Sie nun unter „Verkauf“ das entsprechende Angebot aus. Hier finden Sie nun in der Auftragszeile, unter „gelieferte Menge“ die vorab getrackten Aufwände für die Bearbeitung des Ticket. Mit „Rechnung erzeugen“ validieren Sie nun den Auftrag und können im Anschluss die Rechnung versenden. Natürlich findet der Kunde diese Rechnung auch in seinem personalisierten Account auf Ihrer Webseite und hat damit eine durchgehende Historie seiner Anfragen, Aufträge und Rechnungen.

Odoo Abrechnung Support Aufwände

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